Regulamin wykonywania zawodu radcy prawnego

Dział I
Postanowienia wstępne

§1.

1. Regulamin określa szczegółowe zasady wykonywania zawodu radcy prawnego.
2. Postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio do aplikantów radcowskich, a także do prawników zagranicznych, świadczących w Rzeczypospolitej Polskiej pomoc prawną w zakresie odpowiadającym czynnościom zawodowym radcy prawnego.

§2.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) ustawie o radcach prawnych – rozumie się przez to ustawę z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2015, poz. 507);
2) Kodeksie Etyki Radcy Prawnego – należy przez to rozumieć Kodeks Etyki Radcy Prawnego przyjęty uchwałą Nr 3/2014 Nadzwyczajnego Krajowego Zjazdu Radców Prawnych z dnia 22 listopada 2014r. w sprawie Kodeksu Etyki Radcy Prawnego;
3) kliencie – rozumie się przez to podmiot określony w art. 5 pkt 4 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego;
4) spółce prawniczej – rozumie się przez to spółkę, o której mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o radcach prawnych;
5) kancelarii radcy prawnego – rozumie się przez to formę wykonywania zawodu we własnym imieniu i na własny rachunek przez radcę prawnego prowadzącego działalność gospodarczą;
6) lokalu kancelarii – rozumie się przez to lokal przeznaczony do stałej obsługi klientów przez spółkę prawniczą lub kancelarię radcy prawnego;
7) radcy prawnym świadczącym pomoc prawną w ramach spółki prawniczej – należy przez to rozumieć wspólnika spółki, jak również radcę prawnego zatrudnionego w spółce lub współpracującego z nią na podstawie umowy cywilnoprawnej;
8) dokumentach związanych z prowadzeniem sprawy – należy przez to rozumieć wszystkie nośniki informacji, zgromadzone przez radcę prawnego w związku ze świadczeniem pomocy prawnej w danej sprawie, posiadające istotne znaczenie prawne, w szczególności dokumenty przekazane przez klienta, pisma procesowe, pisma sądowe oraz inne pisma urzędowe.

Dział 2
Zasady wspólne wykonywania zawodu

§3.

1. Radca prawny świadczy pomoc prawną na podstawie umowy. Umowa o świadczenie pomocy prawnej powinna w szczególności określać zakres pomocy prawnej, warunki jej wykonywania oraz wynagrodzenie.
2. Radca prawny powinien dążyć do tego, aby umowa była sporządzona na piśmie, chyba że dotyczy doraźnej pomocy prawnej.
3. Przepisy ust. 1 i 2 nie naruszają przepisów dotyczących umowy o pracę, regulujących ustanowienie pełnomocnika lub obrońcy z urzędu albo zastępcy radcy prawnego, a także wykonywanie przez radcę prawnego działalności pro bono.

§4.

1. Radca prawny ma obowiązek w każdej sprawie, która w jego ocenie nadaje się do polubownego załatwienia, przedstawić klientowi informację o pozasądowych możliwościach rozstrzygnięcia lub rozwiązania sporu, w szczególności w trybie arbitrażowym oraz mediacyjnym, jak również o możliwości zawezwania do próby ugodowej.
2. Przed podjęciem decyzji w sprawie skorzystania z pozasądowych metod rozstrzygania lub rozwiązania sporu radca prawny zobowiązany jest uzyskać akceptację klienta.

§5.

1. Lokal kancelarii powinien odpowiadać wymogom godności zawodu radcy prawnego oraz spełniać warunki gwarantujące prawidłowe wykonywanie zawodu radcy prawnego, w szczególności w zakresie przestrzegania obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej, zachowania poufności i bezpiecznego przechowywania dokumentów związanych ze świadczoną pomocą prawną.
2. Lokal kancelarii oznacza się poprzez umieszczenie tablicy z informacjami o wykonywaniu zawodu radcy prawnego.
3. Na tablicy umieszcza się:
1) w przypadku wykonywania zawodu w kancelarii radcy prawnego – oznaczenie „Kancelaria Radcy Prawnego” oraz imię (imiona) i nazwisko radcy prawnego;
2) w przypadku wykonywania zawodu w spółce cywilnej – nazwę spółki cywilnej ze wskazaniem zawodu lub zawodów wykonywanych przez wspólników w ramach spółki cywilnej, przy czym obligatoryjne jest zamieszczenie informacji o wykonywaniu zawodu radcy prawnego;
3) w przypadku wykonywania zawodu w formie osobowej spółki prawa handlowego, o której mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o radcach prawnych – firmę spółki handlowej, ze wskazaniem zawodu lub zawodów wykonywanych w ramach tej spółki, przy czym obligatoryjne jest zamieszczenie informacji o wykonywaniu zawodu radcy prawnego.
4. Na tablicy mogą być dodatkowo umieszczone informacje obejmujące imiona i nazwiska wspólników spółek, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o radcach prawnych, którzy nie zostali ujęci w brzmieniu ich firm (nazw), przysługujące tytuły i stopnie naukowe w zakresie nauk prawnych, inne przysługujące tytuły zawodowe oraz dane teleadresowe, a także logo kancelarii radcy prawnego lub spółki.
5. Informacje, o których mowa w ust. 3-4, powinny być wyrażone w języku polskim; dopuszczalne jest również dodatkowe zamieszczenie tłumaczenia tekstu na język obcy.
6. Zaleca się zamieszczenie na tablicy informacyjnej logo Krajowej Izby Radców Prawnych, stosownie do zasad przyjętych w przepisach odrębnych.

§6.

1. Radca prawny ma obowiązek podjąć wszelkie niezbędne czynności w celu zapewnienia przestrzegania zakazu ujawniania informacji objętych tajemnicą zawodową radcy prawnego przez osoby niezwiązane tajemnicą zawodową na mocy ustawy, z pomocą których radca prawny wykonuje czynności związane ze świadczeniem pomocy prawnej.
2. Radca prawny przed dopuszczeniem do wykonywania czynności związanych ze świadczeniem pomocy prawnej ma obowiązek wymagać od osób, o których mowa w ust. 1 złożenia pisemnego oświadczenia zawierającego zobowiązanie do przestrzegania obowiązku zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których dowiedziały się w związku z wykonywaniem tych czynności. Oświadczenie może być złożone na wzorze stanowiącym załącznik do Regulaminu.

§7.

1. Radca prawny powinien na żądanie klienta złożyć otrzymane od niego na poczet przyszłych wydatków środki pieniężne na wyodrębnionym rachunku bankowym.
2. Radca prawny może posiadać jeden rachunek wyodrębniony dla środków wszystkich klientów, chyba że z umowy z klientem wynika co innego.
3. Radca prawny może podjąć się przechowania składników majątkowych klienta jeżeli posiada odpowiednie warunki i zabezpieczenia do ich przechowywania.

§8.

Środki klienta przeznaczone na wydatki i opłaty nie mogą być przedmiotem potrącenia ani nie mogą być przekazywane na własny rachunek radcy prawnego tytułem pokrycia jego honorarium bez zgody klienta.

§9.

Radca prawny wykonujący zawód poza stosunkiem pracy w urzędach obsługujących organy administracji rządowej i jednostkach samorządu terytorialnego obowiązany jest do wykonywania obowiązków określonych w przepisach ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

§10.

1. Radca prawny powinien zapewnić należyte warunki przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem sprawy, zabezpieczając je przed zniszczeniem, zaginięciem i przed dostępem osób niepowołanych.
2. Sposób postępowania z dokumentami związanymi z prowadzeniem sprawy po zakończeniu zlecenia powinien być ustalony z klientem. W braku takiego ustalenia oraz w przypadku niezgłoszenia przez klienta żądania zwrotu powierzonych mu dokumentów, związanych z prowadzeniem sprawy, radca prawny po wykonaniu zlecenia powinien wezwać klienta do odbioru tych dokumentów, przy czym może zachować ich kopie.
3. Okres przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem sprawy nie może być krótszy niż terminy przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych z tytułu odpowiedzialności radcy prawnego za świadczenie pomocy prawnej, przedawnienia karalności i przedawnienia dyscyplinarnego, o którym mowa w art. 70 ustawy o radcach prawnych.
4. Do dokumentów związanych z prowadzeniem sprawy będących materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stosuje się przepisy tej ustawy.

Dział 3
Zasady dotyczące poszczególnych form wykonywania zawodu
Rozdział 1
Zasady dotyczące stosunku pracy

§11.

1. Radca prawny wykonujący zawód w ramach stosunku pracy w jednostce organizacyjnej innej niż spółka prawnicza lub kancelaria radcy prawnego powinien dążyć do ustalenia z pracodawcą rozkładu czasu pracy w lokalu jednostki organizacyjnej, zgodnie z art. 18 ustawy o radcach prawnych. W razie niemożności przebywania w wyznaczonym czasie w lokalu jednostki organizacyjnej radca prawny powinien poinformować o tym zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.
2. Radca prawny zatrudniony w państwowej jednostce sfery budżetowej powinien w umowie cywilnoprawnej uzgodnić z pracodawcą zasady otrzymywania dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zastępstwa procesowego.

§12.

1. Radca prawny pełniący funkcję koordynatora radców prawnych organizuje pracę zespołu radców prawnych. Działania koordynatora nie mogą naruszać samodzielności radców prawnych w wykonywaniu powierzonych zadań.
2. Radca prawny pełniący funkcję koordynatora powinien w szczególności:
1) uzgodnić ze współpracującymi radcami prawnymi system rozdziału spraw i dbać o zgodny z ustaleniami rozdział zadań zawodowych;
2) dbać o prawidłowy rozkład czasu pracy radców prawnych, uwzględniający potrzeby jednostki organizacyjnej oraz postanowienia ustawy o radcach prawnych;
3) dbać o ustalenie planu urlopów uwzględniającego potrzeby radców prawnych i jednostki organizacyjnej.
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do radców prawnych świadczących pomoc prawną w zespole radców prawnych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Rozdział 2
Zasady wykonywania zawodu w spółce prawniczej i kancelarii radcy prawnego

§13.

Przedmiotem działalności kancelarii radcy prawnego oraz spółki prawniczej, której wspólnikami są radcowie prawni i adwokaci nie może być działalność inna niż świadczenie pomocy prawnej i świadczenie usług przez osoby, co do których przepisy prawa dopuszczają wspólną działalność.

§14.

Radca prawny będący wspólnikiem spółki prawniczej powinien dążyć do zamieszczenia w umowie spółki postanowień, zgodnie z którymi podstawą wystąpienia radcy prawnego ze spółki lub wypowiedzenia umowy spółki może być naruszenie przez innych wspólników przepisów ustawy o radcach prawnych, Kodeksu Etyki Radcy Prawnego albo innych przepisów samorządu radcowskiego.

§15.

1. Radca prawny wykonujący wspólnie zawód w ramach spółki prawniczej, któremu powierzono funkcje z zakresu prowadzenia spraw spółki prawniczej lub jej reprezentacji, powinien dbać o przestrzeganie w spółce prawniczej przepisów ustawy o radcach prawnych, Kodeksu Etyki Radcy Prawnego i innych przepisów samorządu radcowskiego, a także wyjaśniać wszelkie wątpliwości związane ze stosowaniem tych przepisów w spółce prawniczej.
2. W przypadku konfliktu lub sprzeczności przepisów wewnętrznych spółki prawniczej z przepisami ustawy o radcach prawnych, Kodeksu Etyki Radcy Prawnego lub innymi przepisami samorządu radców prawnych, radca pełniący funkcje z zakresu prowadzenia spraw spółki lub jej reprezentacji powinien dążyć do jak najszybszego dostosowania przepisów wewnętrznych spółki prawniczej do obowiązujących przepisów.

§16.

Spółka prawnicza i radca prawny świadczący pomoc prawną w ramach tej spółki prawniczej powinni uzgodnić zasady świadczenia pomocy prawnej.

§17.

Rejestr klientów i spraw, prowadzony w spółce prawniczej jest dostępny dla wspólnie wykonujących zawód w ramach spółki prawniczej. Rejestr może być również dostępny dla osób współpracujących przy świadczeniu pomocy prawnej w spółce prawniczej, z tym że przed uzyskaniem takiego dostępu osoby te powinny być pisemnie poinformowane o zasadach korzystania z rejestru.

§18.

1. W spółkach prawniczych można tworzyć praktyki specjalizujące się w określonych dziedzinach prawa.
2. Radca prawny, któremu powierzono kierowanie określoną praktyką, może:
1) ustalać wewnętrzne zasady świadczenia pomocy prawnej w ramach tej praktyki;
2) zobowiązać osoby należące do danej praktyki do wcześniejszej konsultacji z nim treści porady prawnej;
3) prowadzić szkolenia dla osób należących do danej praktyki.

§19.

1. Do radcy prawnego wykonującego zawód w kancelarii radcy prawnego stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego Regulaminu dotyczące radcy prawnego, któremu w spółce prawniczej powierzono funkcje z zakresu prowadzenia spraw spółki lub jej reprezentacji, oraz o spółce prawniczej.
2. W szczególności, w zakresie wzajemnych praw i obowiązków radcy prawnego wykonującego zawód w kancelarii radcy prawnego wobec osób z nim współpracujących lub przez niego zatrudnionych, stosuje się odpowiednio postanowienia § 15, 17 i 18.

Dział 4
Zasady wykonywania obowiązków pełnomocnika i obrońcy z urzędu

§20.

Po ustanowieniu pełnomocnikiem lub obrońcą z urzędu w danej sprawie wyznaczony radca prawny powinien niezwłocznie:
1) zapoznać się z aktami sprawy, w szczególności w celu sprawdzenia, czy w sprawie nie biegną terminy do podjęcia czynności procesowych, a także rozstrzygnięcia, czy nie zachodzą okoliczności uzasadniające złożenie wniosku o zwolnienie z obowiązku prowadzenia sprawy;
2) zawiadomić o swoim ustanowieniu osobę, dla której został ustanowiony pełnomocnikiem lub obrońcą z urzędu i skontaktować się z nią.

§21.

1. Radca prawny, w razie wystąpienia okoliczności uzasadniających zwolnienie z obowiązku świadczenia pomocy prawnej z urzędu, powinien niezwłocznie wystąpić o zwolnienie do właściwego organu, zawiadamiając jednocześnie o tym wystąpieniu osobę, dla której został ustanowiony, wskazując w tym zawiadomieniu, że do czasu zwolnienia, będzie podejmował w sprawie czynności niecierpiące zwłoki.
2. Radca prawny wnoszący o zwolnienie go z obowiązku świadczenia pomocy prawnej z urzędu ma obowiązek podjąć czynności procesowe niecierpiące zwłoki, a w razie takiego zwolnienia – przekazać innemu wyznaczonemu radcy prowadzonej sprawy wraz z aktami podręcznymi i informacją o podjętych czynnościach i terminach czynności procesowych.

§22.

Świadcząc pomoc prawną z urzędu, radca prawny ma obowiązek zapewnić osobie, dla której został ustanowiony pełnomocnikiem lub obrońcą z urzędu, możliwość kontaktu, w tym osobistego, poprzez wskazanie kontaktowego numeru telefonu i czasu w którym zazwyczaj jest pod tym numerem dostępny oraz umożliwienie kontaktu osobistego w miejscu zapewniającym poufność.

§23.

1. Radca prawny wyznaczony w postępowaniu cywilnym w związku z postępowaniem przed sądem powszechnym obowiązany jest zastępować stronę do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, chyba że z postanowienia sądu wynika, iż obowiązek zastępowania strony ustaje wcześniej.
2. Radca prawny wyznaczony w postępowaniu cywilnym w związku z postępowaniem kasacyjnym lub postępowaniem ze skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia ma obowiązek zastępować stronę do czasu zakończenia postępowania zainicjowanego wniesieniem skargi, z zastrzeżeniem ust. 3-5.
3. Jeżeli radca prawny ustanowiony w związku z postępowaniem kasacyjnym lub postępowaniem ze skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia nie stwierdza podstaw do wniesienia skargi, jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić na piśmie o tym stronę oraz sąd, nie później jednak niż w terminie dwóch tygodni od dnia zawiadomienia go o wyznaczeniu.
4. Do zawiadomienia, o którym mowa w ust. 3, radca prawny dołącza sporządzoną przez siebie, z zachowaniem zasad należytej staranności, opinię o braku podstaw do wniesienia skargi.
5. Wraz z wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 3 i 4, ustaje obowiązek prowadzenia sprawy spoczywający na wyznaczonym radcy prawnym ustanowionym w związku z postępowaniem kasacyjnym lub postępowaniem ze skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia.
6. Przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio w przypadku ustanowienia radcy prawnego w innym postępowaniu niż postępowanie cywilne, z zastrzeżeniem postanowień przepisów regulujących dane postępowanie.

§24.

W przypadku, gdy osoba, dla której radca prawny został ustanowiony pełnomocnikiem lub obrońcą z urzędu, wypowiada radcy prawnemu pełnomocnictwo do prowadzenia sprawy lub upoważnienie do obrony, radca prawny obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym sąd i organ wyznaczający.

Dział 5
Zasady wykonywania obowiązków zastępcy radcy prawnego

§25.

1. Zastępca radcy prawnego wyznaczony przez dziekana w trybie art. 21 ust. 2 ustawy o radcach prawnych, po doręczeniu decyzji dziekana, niezwłocznie podejmuje czynności zmierzające do ustalenia stanu spraw prowadzonych przez zastępowanego radcę prawnego.
2. Zastępca radcy prawnego podejmuje również wszystkie niezbędne czynności w ramach danego postępowania zmierzające do zabezpieczenia interesów osoby, którą reprezentuje.
3. Zastępca radcy prawnego powinien podjąć niezbędne czynności w celu skontaktowania się z osobą reprezentowaną. Zastępca radcy prawnego powinien poinformować osobę reprezentowaną o przyczynach wyznaczenia zastępcy radcy prawnego. Dalsze działania zastępcy radcy prawnego w imieniu osoby reprezentowanej mogą być prowadzone, jeżeli osoba ta nie odwoła pełnomocnictwa zastępcy radcy prawnego.

Załącznik do
Regulaminu wykonywania zawodu radcy prawnego

WZÓR
OŚWIADCZENIE

Ja niżej podpisana/y oświadczam, że zobowiązuję się do przestrzegania nieograniczonego w czasie obowiązku zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których się dowiedziałam/em w związku z wykonywaniem czynności związanych ze świadczeniem pomocy prawnej przez (radcę prawnego/spółkę prawniczą). Oświadczam, że zostałem pouczony o odpowiedzialności prawnej wynikającej z naruszenia obowiązku, o którym mowa powyżej, i mam świadomość konsekwencji prawnych takiego zachowania.